一、申辦證件需提供的資料
（一）高級船員職務適任證書
1、首次申辦三副、三管輪適任證書（包括 GMDSS證書）， 需提供：
1) 海員體格檢查表；
2) 身份證復印件；
3) 白底彩照（駕駛專業4張，輪機專業2張）；
4) 《船上培訓記錄簿》；
5) 《船員服務簿》正本（如在船需提供復印件）；
6) 專業培訓合格證正本（如在船需提供復印件）；
7)畢業證書正本；
8) 《海船船員適任評估和考試合格證明》正本；
注意事項：
1) 通過三副、三管輪的適任考試和評估者，應持海事局頒發的《船上培訓記錄簿》并在船上完成不少于12個月的規定培訓項目和內容，其中有6個月是在船長或合格高級船員的監督下履行了相應的駕駛臺或機艙值班職責。
2) 船員服務簿內職務應填寫“D/CADET"或＂E/CADET” (或相應的表述方式）， 不能填寫實習三副、見習一水或見習加油等；
3) 公司一般都存有船員專業培訓合格證、適任證書和海員證的復印件，申辦證件的船員如果還在船上工作，則需提供一套完整的服務簿復印件（包括首頁和最新海歷頁）， 其中，服務簿中現任職船舶的“上船任職日期和地點”應填好，并蓋好船章并經船長簽名，但“解職離船日期和地點”一欄務必要放空，不能填寫。該要求同樣適用于以下其他需要《船員服務簿》材料的地方。
4) 畢業證、考試合格證明、專業培訓合格證及小貼一般由學校寄到公司，但也有個別船員自行領取，自行領取的，應及時將上述證件交到公司。適任證書辦好后，船員便可到公司領取畢業證。
5) 駕駛專業的《適任評估和考試合格證明》包括三副考試合格證明和GMDSS合格證明，輪機專業的《適任評估和考試合格證明》為三管輪考試合格證明；
6) 專業培訓合格證內駕駛專業需有6小貼，輪機專業有4小貼，缺一不可；
7) 體檢表有效期限一般為1年，若實習生第一艘船實習時間不滿12個月，則上第二艘船前可先辦好體檢，待實習期滿后將體檢表、《船上培訓記錄簿》、服務簿復印件等寄回公司辦理。 (第一艘船在船時間太短者除外）
2、持三副、三管輪適任證書，申辦二副、二管輪適任證書，需提供：
1) 海員體格檢查表；
2) 身份證復印件；
3) 白底彩照2張；
4) 《船員服務簿》正本（如在船需提供復印件）；
5) 原職務適任證書復印件；
6) 專業培訓合格證復印件。
注意事項：
1) 持有三副、三管輪適任證書者，實際擔任本職務滿18個月后，方能申請辦理二副、二管輪職務證書。
2) 體檢表有效期限一般為1年，若上船前三副、三管輪海上資歷已較長上船前可先辦好體檢，待本職海齡滿18個月后，將體檢表、服務簿復印件等寄回公司辦理。
3、首次申辦大副、大管輪證書，需提供：
據新修訂的《中華人民共和國海船船員適任考試、評估和發證規則》規定，通過大副、大管輪適任書考試的船員，海事局直接發證，實習期不再作限制。船員參加大副、大管輪適任證書考試培訓時，應帶上專業培訓合格證、服務簿、身份證原件，由公司統一安排體檢。
4、首次申辦船長、輪機長適任證書，需提供：
1) 身份證復印件；
2) 白底彩照 2張；
3) 船上見習記錄簿；
4) 《船員服務簿》正本（如在船需提供復印件）；
5) 大副／大管輪適任證書復印件；
6) 專業培訓合格證復印件。
注意事項：
1) 通過船長、輪機長適任考試和評估者，應持海事局頒發的《船上見習記錄簿》完成不少于3個月相應職務的船上見習；
2) 《船員服務簿》內職務應填寫“實習船長”或“實習輪機長” (或相應的表述方式）。
5、適任證書再有效（包括GMDSS證書，適用于普通船員）， 需提供：
1) 海員體格檢查表：
2) 身份證復印件；
3) 白底彩照2張；
4) 《船員服務簿》正本（如在船需提供復印件）；
5) 原職務適任證書復印件；
6) 專業培訓合格證復印件。
注意事項：
1) 適任證書有效期滿前1年內，便可申請再有效，船員要密切留意自己證書的有效期，并在證書有效期滿6個月前將體檢表等資料寄到公司，以便及時換領新的證書，證書一旦過期便有可能永遠失效，大家要高度重視。公司一般在船員適任證書有效期滿前9個月左右將體檢表寄至公休船員家中，或通過其他方式通知船員，如果船員沒有收到體檢表的，應及時向公司聯系索取
2) 據海事局的最新規定，從今年起，申請適任證書再有效者，要參加知識更新培訓；
3) 申請適任證書再有效的船員，5年內的本職海上資歷累計不得少于12個月。
6、適任證書遺失或破損（包括 GMDSS 證書，適用于普通船員）， 申請補辦，需提供：
1) 書面檢討；
2) 海員體格檢查表（GMDSS證書除外）；
3) 身份證復印件；
4) 白底彩照2張；
5) 《船員服務簿》復印件；
6) 原職務適任證書復印件
7) 專業培訓合格證復印件。
注意事項：
1) 書面檢討中，須說明證書遺失或損壞原因，并檢討自己過失。證件補辦費用自理。
2) 補辦的適任證書有效期不變，即與原證件有效期一致，但證件號碼改變。
（二）普通海員職務適任證書
1、申辦水手適任證書需提供：
1) 專業培訓合格證；
2) 白皮；
3) 服務??；
4) 體檢表；
5) 身份證復印件；
6) 相片。
注意事項：
1) 白皮有效期內需實習6個月；
2) 沒有專業培訓合格證，需要培訓4個月。
2、申辦機工適任證需提供：
1) 專業培訓合格證；
2) 白皮；
3) 服務??；
4) 體檢表；
5) 身份證復印件；
6) 相片。
注意事項：
3) 白皮有效期內需實習6個月；
4) 沒有專業培訓合格證，需要培訓4個月。
（三）海員證
1、海員證一般由公司直接辦理，船員只需根據公司的通知提供有關資料即可。
2、海員證遺失或損壞申請補辦需提供書面檢討及身份證復印件。書面檢討中，須說明證書遺失或損壞原因，并檢討自己過失，證件補辦費用自理。
3、補辦的海員證有效期不變，即與原證件有效期一致，但證件號碼改變。我司首次辦理的海員證號碼都是以“KA-K02AM”開頭的，補辦的海員證號碼一般以＂KA-K02BM”、“KA-KO2CM”或“KA-K02DM”開頭。 (但一些新畢業的院校生海員證由學校辦理，證件號碼沒有此規律，同時海事局規定，海員證損壞、丟失的，必須到原發證地補辦）。
（四）船員服務簿
1、服務簿一般由公司辦理，船員只需根據公司的通知提供有關資料即可。
2、服務簿遺失或損壞申請補辦需提供書面檢討、身份證復印件及專業培訓合格證復印件。書面檢討中，須說明證書遺失或損壞原因，并檢討自過失，證件補辦費用自理。
3、補辦的服務簿證件號碼不變，但原服務記錄將全部丟失，即補辦后證件的服務記錄欄全部為空，船員如留有原服務記錄的復印件，也可以作為有效海歷的證明。
4、海事局規定，自2006年起，《船員服務簿》不再需要簽注。
（五）海船船員專業培訓合格證書
1、專業培訓合格證一般由學?；蚺嘤枡C構辦理。
2、專業培訓合格證遺失或損壞申請補辦需提供書面檢討、身份證復印件。書面檢討中，須說明證書遺失或損壞原因，并檢討自己過失，證件補辦費用自理。
3、補辦的專業培訓合格證號碼與原證書的號碼不一樣，包括證書中各類小貼的號碼。
4、所有船員的專業培訓合格證中都有如下四張小貼：熟悉和基本安全培訓合格證、精通救生艇筏和救助艇培訓合格證、高級消防培訓合格證、精通急救培訓合格證，駕駛專業還有雷達觀測與標繪和雷達模擬器培訓合格證、自動雷達標繪儀培訓合格證，駕駛專業高級船員考大副前還須參加高級醫護培訓并取得船上醫護培訓合格證，同時，公司還安排駕駛專業船員參加保安員培訓并取得船舶保安員培訓合格證。
（六）護照
1、因公護照：因公護照由公司辦理，但一些國家要求船員必須持有因私護照，所以現在很少辦理，除非特殊情況需要。
2、因私護照：
1) 因私護照必須由本人前往在戶口所在地公安局出入境管理部門辦理，所需要提交的資料為：身份證和戶口簿原件及復印件，近期白底、彩色、大一寸證件照2張。
2) 因私護照的辦理期限一般為15個工作日（因各地而異）， 戶口在深圳或廣州的船員，可選擇郵政快遞服務將辦好的證件郵寄到公司船員管理部或廣州辦事處，同時將辦證回執交付船員管理部或廣州辦事處人員代收（護照申請表上“投遞地址欄”中要填寫公司的詳細地址，“收件人”要填寫代收人的姓名）。
（七）證件改正
因證件上姓名、出生日期、出生地等信息有錯須改正的，要提供原證書原件、身份證復印件、戶口簿復印件。證件改錯時間較長，一般都在4個月以上，且手續繁瑣，為此，大家向公司提供的個人信息一定要準確無誤，要與服務簿和身份證的個人信息一致。
二、申辦證件相關材料的要求
（一）照片
剛分配到公司的院校畢業生，需向公司提供白底、彩色、大一寸（小二寸）照片20張，因拍照相隔時間較長，相貌發生較大變化的，也要及時向公司提供最新的照片。照片要附上底片，數碼照要用軟盤將電子文件一并交給公司。照片規格及要求如下：
1、規格標準：照片規格為大一寸（小二寸）， 尺寸為48毫米x33毫米，相片上人像頭部長度為28-33毫米，寬度為21-24毫米。
2、照相要求：近期拍攝的直邊正面、免冠、純白色背景、光面相紙彩色照片；要求人像清晰、神態自然，不得使用一次性快照、經翻拍的照片或者采用各種彩色打印機打印的照片；照相人不得化妝、戴墨鏡，不留長發（正面見雙耳，后發不壓領邊）、不蓄胡子，需穿著深色西服、系領帶。
（二）體檢表
1、船員體檢必須使用海事局規定的《海員體格檢查表》， 該表可到公司領取或從公司網站下載。不可以使用醫院的體檢表。
2、船員必須到市級或市級以上醫院進行體檢，海事局規定，縣級及以下醫院、非公立醫院、企業醫院、?？漆t院或軍隊醫院的體檢結果不予認可。
3、要嚴格按《海員體格檢查表》注1-3 項的要求完成相應項目的檢驗并附檢驗報告。海事局要求，“心電、B超檢查僅限于有癥狀或病史，或者年齡滿40歲的男性和滿35歲的女性”、“從事船上廚工、服務員、管事、木匠工作者，還應咐大便細菌培養檢驗報告”， 為此，船員應根據上述條件完成相應項目的檢查，凡未滿足條件而擅自做檢查的，該項體檢費用自理。
4、負責體檢的醫師填寫需規范、清楚并逐項簽名。體檢結果不得有涂改跡象，如有改錯處，必須由體檢醫師在改錯之處簽字或蓋章。
5、體檢結果要符合要求，尤其是視力、視野、立體視覺、暗適應等要達到海事局規定的體檢標準。海事局要求：
①視力：基本上，駕駛專業人員雙眼裸眼視力均要在5. 0 (1. 0) 或以上，輪機專業人員雙眼裸眼視力均要在4. 8 (0. 6) 或以上；
②自然聽力：5米；
③視野：水平視野需大于等于150°, 垂直視野大于等于115°;
④立體視覺：銳度值小于等于60";
⑤暗適應：小于等于50s;
⑥以上檢測項目均應填寫具體數字，如個別體檢醫院無法完成上述③-⑤項目的檢查時，應將體檢結果空出，不能填寫“正?！?。
6、體檢表上除照片處需要蓋騎縫章（醫院公章或該院的體檢專用章）外，右下角最后一欄還要有醫生簽名并蓋體檢醫院公章，否則無效。
7、體檢結果不符合要求的，體檢費用自付。
（三）《船上培訓記錄簿》、《船上見習記錄簿》的填寫
1、填寫《記錄簿》前應仔細閱讀《使用說明》中“關于正確填寫《記錄簿》的幾點說明”，認真完成每一項實習項目和內容，并完整地填寫每項實習報告。
2、《記錄簿》填寫字跡要清楚，內容必須完整，并按照規定的訓練項目真實記錄訓練過程和結果，不能只是理論性的長篇大論，要理論聯系實際，真正地反映出整個實習期收獲和體會。請盡量寫滿見習報告的作業紙（包括附頁）， 如頁數不夠，可另附信紙。
3、在兩艘或兩艘船以上完成實習的船員，船舶服務記錄中必須填寫所有實習船舶的服務記錄，并經船長簽名，《記錄簿》中服務記錄必須與服務簿中服務記錄一致。還要填寫所有實習船舶的資料。
4、必須按說明中規定填寫“教員檢查見習進度表”及“船長（輪機長）檢查見習記錄表”，“船公司培訓監督員檢查記錄表”由公司填寫?！霸u價報告”中“船長鑒定意見”欄由最后一艘實習船船長填寫，內容需包括該實習船員是否按照培訓內容的要求實習／見習培訓以及成效如何、是否具備適任崗位、是否建議海事局核發適任證書等，最后簽名并加蓋船長章（輪機專業的要求輪機長也要在旁邊簽名并加蓋輪機長章）?！按驹u定意見”欄由公司填寫。
5、要正確區分船章、船長章和輪機長章，不可漏蓋或者錯蓋。船章是指包括船舶編號、總噸、凈噸及船籍國的 SHIP'S STAMP, 而不是船長、輪機長的職務章。
三、常見問題及注意事項
（一）照片的常見問題：
1、照片尺寸不合要求。一些地方對大一寸（小二寸）的尺寸要求理解錯誤，拍照時務必要說明清楚。
2、照片背景不合要求。公司要求提供的照片背景顏色必須為純白色，但一些船員提供的藥片背景顏色各式各樣，比如米白色、淡黃色，甚至紅色、藍色等。
注：辦理船員證件的照片與辦理護照的照片規格是一致的，為此，大家應盡量到到那些正規的、可以拍護照照片的地方拍照。
（二）體檢表的常見問題：
1、未使用海事局規定的《海船船員體檢表》。個別船員使用醫院的體檢表，雖然檢查內容一致，但不符合要求。
2、負責船員體檢的醫院級別不符合要求。海事局規定，必須到市級或市級以上醫院進行體檢，即所蓋的章必須為“XX市XX醫院”、＂XX省XX醫院”， 一些部隊醫院、企業醫院、?？漆t院或醫學院附屬醫院雖然級別已達到市級，但由于醫院蓋的章無法體現其級別，也被視為無效；縣市級醫院也可以進行體檢，但蓋的章必須是“XX市XX醫院”； 一些醫院可能同時掛幾塊牌子，比如“XX區醫院”和“XX市第X人民醫院”等，體檢表上所蓋的章必須是市級醫院的章。
3、右下角體檢結論處沒有醫師簽名，且沒有蓋體檢醫院的公章。
4、部分體檢項目漏查或檢查結果未能達到海事局規定的船員體檢標準。
5、未按體檢表備注1-3項的要求附上相應的檢驗報告。
6、醫師填寫不規范，體檢結果有涂改跡象。
（三）《船員服務簿》的常見問題
1、服務簿中海齡記錄與實際不符，個別船員在海歷上弄虛作假。由于公司辦證時還需提供船員調配卡，如果船員服務簿上記錄的海齡與公司船員管理系統及調配卡上記錄的不一致，將嚴重影響證件的正常申辦，并有可能遭到海事局的處罰。
2、實習／見習船員在船職務填寫不合要求。有的將實習生填寫為見習一水、二水、見習加油或加油，將實習船長、實習輪機長填寫為大副、輪機長。
3、個別船員服務資歷沒有簽。船員公休前要認真檢查現任職船舶服務資歷的簽注情況，如有缺漏或錯簽，應及時交于船長重簽。
（四）《船上培訓記錄簿》、《船上見習記錄簿》的常見問題：
1、船上培訓指導駕駛員／輪機員（教員）檢查培訓（見習）進度表中未填寫，或不用標準用語填寫，或日期未按照規定周期填寫。
2、船長／輪機長檢查培訓記錄表中的船印欄中漏蓋船章。
3、熟悉船舶安全知識、船上職責中的教員簽名／日期欄中沒有簽名或漏寫日期。
4、“訓練科目”中“訓練完成”欄的日期、教員審核、評估員審核內容及日期未填寫（請按要求用標準用語“好、中、差”填寫，經過多次培訓后，一般都填寫“好”。要求教員與評估員也要簽名。日期一定填寫在在船服務期內）； 評估形式欄中漏填寫（A、B、C、D、E、F、G、H、I、J中的某些項目）。
5、部分船員的見習報告寫得太少，出現字跡潦草或夸大繪圖以占用篇幅的應付現象等。
6、“評價報告”中的船長鑒定意見太簡單或太少，有的漏蓋船長章。
（五）其他常見問題
1、船員的姓名、出生日期、出生地等個人信息有錯。有的船員身份證上的個人信息和上船證件的個人信息不一致，有的甚至戶口薄上的個人信息和身份證上的個人信息都不一樣，尤其是出生日期和出生地最容易出錯，為此，新加入公司的院校畢業生向公司提供的個人資料一定要準確無誤，特別是出生地與籍貫不要混淆。
2、證書上沒有簽名。證書只有經本人簽名后才有效，大家拿到證書后，首先要在相應的簽名欄處簽上自己的姓名，否則很容易在港口國檢查中帶來不必要的麻煩。

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